La gestione dell'inventario è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Una corretta gestione dell'inventario aiuta a ridurre i costi e ad aumentare l'efficienza. Tuttavia, secondo un sondaggio, il 43% delle piccole imprese non tiene traccia del proprio inventario e il 17% non sa nemmeno cosa sia la gestione dell'inventario. Questo articolo delineerà le migliori pratiche per una gestione efficace dell'inventario basata sulla ricerca e sulla conoscenza del settore.
Informazioni di base sulla gestione dell'inventario
La gestione dell'inventario si riferisce al processo di gestione e organizzazione dell'inventario di un'azienda. Garantisce la disponibilità della giusta quantità di inventario al momento e al costo giusti. Ciò include il monitoraggio dell'inventario dalla fase dell'ordine di acquisto alla vendita delle merci nella catena di approvvigionamento. Una gestione efficace dell'inventario include vari aspetti come la gestione degli ordini e dei prodotti finiti.
L'implementazione delle migliori pratiche di gestione dell'inventario aiuta a soddisfare le esigenze dei clienti e ad aumentare la loro soddisfazione. Una delle migliori pratiche consiste nell'avere previsioni accurate della domanda per mantenere livelli di scorte ottimali ed evitare carenze di scorte. Una cattiva gestione dell'inventario può accumulare livelli di scorte morte o invendute, con un impatto negativo sul flusso di cassa di un'azienda.
Esistono cinque fasi chiave della gestione dell'inventario: acquisti, produzione, mantenimento delle scorte, vendite e reportistica. L'acquisto comporta l'acquisizione di materie prime o l'acquisto di prodotti per la rivendita. La produzione comporta la preparazione del prodotto finale dalle sue parti costitutive. Lo stock holding si riferisce allo stoccaggio delle materie prime e dei prodotti finiti prima della vendita. Le vendite comportano la messa a disposizione dei prodotti ai clienti e la riscossione del pagamento. Il reporting genera report sul flusso di cassa e sulla redditività. Le aziende possono utilizzare questo report per pianificare le operazioni successive.
11 Migliori pratiche di gestione dell'inventario
Classificazione dell'analisi ABC
Mantenere l'inventario in ordine può aiutare a migliorare la produttività dei dipendenti. L'analisi ABC è una tecnica semplice ed efficace. Organizza il suo inventario in una gerarchia di articoli, dal più importante al meno importante.
Di seguito sono riportate le analisi ABC nelle pratiche di gestione dell'inventario:
- La categoria A è costituita dagli articoli più venduti, a basso volume d'inventario.
- La categoria B è un articolo d'inventario di valore e di media quantità.
- La categoria C è un articolo d'inventario di basso valore e alta quantità.
In genere, la Classe A richiede ordini periodici e revisioni della qualità a lungo termine. Deve garantire la qualità del prodotto e la disponibilità di scorte sufficienti. La Categoria B richiede solitamente un ordine mensile. La categoria C è per gli articoli d'inventario acquistati in grandi quantità con una bassa domanda, da ordinare successivamente. L'ordinamento degli articoli dell'inventario in base all'analisi ABC aiuta a ottimizzare lo spazio di stoccaggio dell'inventario. Inoltre, semplifica l'evasione degli ordini.
Controllo qualità
Il controllo della qualità è necessario per le aziende di qualsiasi dimensione. Il controllo della qualità dell'inventario durante tutto il processo può aumentare la soddisfazione dei clienti. Può anche aumentare in modo significativo il tasso di crescita della sua azienda. Per un'impresa di successo, la qualità dei suoi prodotti è per lo più garantita.
Di solito è facile avviare un programma di controllo della qualità. Può creare una lista di controllo. Poi chieda ai suoi dipendenti di seguire rigorosamente tutte le procedure dell'elenco quando controllano la merce ricevuta. Sebbene ci sia più lavoro per i lavoratori, la qualità dei suoi prodotti è garantita. I clienti avranno fiducia nella qualità dei suoi prodotti e le attività ripetute aumenteranno.
Di solito può chiedere ai suoi dipendenti di effettuare questi controlli:
- Se il prodotto è danneggiato (perdite, strappi o guarnizioni rotte)
- Se la descrizione del prodotto corrisponde all'ordine di acquisto (colore del prodotto, stile, taglia)
- Prezzo di vendita e condizioni
Si assicuri che i dipendenti operino tutti nello stesso modo quando ricevono l'inventario. Tutte le scatole dell'inventario vengono verificate, ricevute e disimballate, e contate accuratamente. In questo modo, la qualità dei prodotti del magazzino migliorerà naturalmente. I dipendenti sapranno anche come prelevare e restituire al fornitore tutti i prodotti trovati durante il conteggio dell'inventario che non soddisfano gli standard aziendali. Questa best practice di gestione dell'inventario previene efficacemente inutili aumenti dei livelli di inventario. Inoltre, i dipendenti non devono preoccuparsi di fornire ai clienti prodotti non adatti. Naturalmente, le aziende non devono solo assicurarsi che i loro prodotti soddisfino i requisiti di qualità. Sarebbe meglio se controllasse anche l'ambiente del magazzino in cui vengono immagazzinati. Gli ambienti inadatti possono danneggiare i prodotti, come la luce, la temperatura e l'umidità.
Ottimizzare il processo di prelievo e imballaggio
Procedure e strumenti che i dipendenti possono utilizzare durante il processo di prelievo e imballaggio. Questi programmi e strumenti li aiutano a evadere gli ordini dei clienti in modo rapido ed efficiente.
Può ottenere una gestione più efficiente dell'inventario ottimizzando il processo di prelievo e imballaggio:
- Gli articoli più venduti vengono posizionati più vicino alla stazione di imballaggio.
- Pulisca l'ambiente in ogni area e si liberi dei detriti indesiderati.
- Implementare e programmare il software di gestione dell'inventario per il magazzino
- Controlla attentamente e conta accuratamente ogni ordine
- Usa codici a barre o etichette RFID sugli articoli in magazzino
Questi approcci pratici all'ottimizzazione del processo di pick and pack vanno a vantaggio della sua attività. I bestseller vicini alla stazione di imballaggio fanno risparmiare tempo ai dipendenti che cercano gli articoli. Inoltre, aumenta la loro produttività. Un ambiente di lavoro pulito consente ai dipendenti di lavorare in modo più confortevole. Il software di gestione dell'inventario può aiutare gli addetti al picking a trovare più velocemente gli articoli di cui hanno bisogno. Utilizzando i codici a barre o Tag RFID nel magazzino facilita il conteggio della merce da parte dei dipendenti.
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Stabilire i KPI dell'inventario
I KPI di inventario sono fondamentali per le decisioni strategiche di un'azienda. Misura la performance di un obiettivo specifico dell'azienda in un'area specifica e in un momento specifico. Sarà presentato all'azienda con chiare pietre miliari settimanali/trimestrali/annuali. Può eliminare efficacemente l'ansia dei manager. I dati forniti dai KPI di inventario la assisteranno nell'elaborazione delle strategie aziendali più informate.
Per il KPI Inventario, ci sono 6 punti su cui deve concentrarsi:
- Costi di mantenimento dell'inventario corrente
- Svalutazioni di inventario e svalutazioni di inventario correnti
- Tasso di rotazione dell'inventario
- Tempo di ciclo richiesto
- Stato attuale dell'ordine e tracciamento
- Tasso di riempimento
Combinando questi sei KPI di inventario, si ottengono dati che consentono di capire meglio il livello di vendita dei suoi articoli target.
Il lotto e il monitoraggio della scadenza
Il processo di tracciabilità dei lotti e della fine dei prodotti nella catena di distribuzione utilizza numeri di lotto e date di scadenza. Un "lotto" è solitamente un gruppo specifico di articoli prodotti simultaneamente utilizzando gli stessi materiali. Le aziende utilizzano un sistema di tracciabilità dei lotti automatizzato per inserire le informazioni su tutti i prodotti di un lotto, per un accesso rapido. È particolarmente utile in situazioni speciali, come i richiami dei prodotti. La selezione dei lotti e delle date di fine per il tracciamento è importante per le aziende. Previene i danni all'inventario e assicura che i lotti vengano venduti per primi. Inoltre, aiuta a garantire la vendita di articoli scaduti in conto deposito. Inoltre, fornisce dati accurati che le consentono di eliminare lotti specifici in caso di ritiro di un prodotto.
La formula del punto di riordino esatto
Quando è necessario ordinare più scorte è una delle questioni di cui le aziende devono preoccuparsi per la gestione dell'inventario. La formula del punto di riordino può aiutarla a raggiungere il punto in cui mantenere il minor numero di scorte prima di averne bisogno di altre. Le indicherà approssimativamente quando ordinare più scorte. La formula del punto di riordino è un'equazione matematica comprovata. In poche parole, è un metodo matematico comprovato per aiutarla a ordinare la giusta quantità di scorte al momento giusto. Le impedirà di diventare vittima di picchi o crolli del mercato.
Nella formula del punto d'ordine：
( VENDITE UNITARIE MEDIE GIORNALIERE × GIORNI MEDI DI ANTICIPO ) + SCORTE DI SICUREZZA = PUNTI DI RIORDINO
Stock di sicurezza
Le aziende devono mantenere una piccola quantità di scorte di sicurezza. Queste scorte proteggono dalle sorprese dovute a cambiamenti temporanei nella domanda del mercato e nei tempi di consegna. Le scorte di sicurezza sono l'inventario che protegge la sua attività in una situazione imprevista. Senza scorte di sicurezza, potrebbe subire gravi perdite. Queste perdite includono la perdita di entrate, di clienti e di quote di mercato. Le scorte di sicurezza sono una delle chiavi delle migliori pratiche di gestione dell'inventario.
Utilizzandolo, le aziende possono trarre molti vantaggi:
- Prevenire efficacemente i picchi di domanda inaspettati.
- Evitare l'esaurimento delle scorte
- Compensare le previsioni di mercato imprecise
- Tampona i tempi di consegna eccessivi
Le scorte di sicurezza forniscono una riserva adeguata per le aziende che devono affrontare situazioni inaspettate. Può anche aiutare le aziende a ridurre efficacemente le perdite inutili di clienti e di proprietà. Le scorte di sicurezza svolgono un ruolo estremamente importante nel funzionamento di un'azienda.
Ottimizzare il turnover dell'inventario
Ottimizzare la rotazione dell'inventario è una best practice per la gestione dell'inventario. Si tratta di una misurazione. Misura principalmente il numero di volte in cui l'inventario viene venduto o utilizzato in un determinato periodo. Di solito viene calcolato su base annuale. Le aziende possono comprendere meglio i loro prodotti calcolando il tasso di rotazione dell'inventario. Le aziende avranno una chiara comprensione della domanda di mercato per i loro prodotti. Possono anche sapere quanto l'inventario potrebbe scadere. Le aziende possono anche ottimizzare le loro strategie operative conoscendo questo dato. Poi pensano a quali sono i prossimi passi che l'azienda deve compiere per vendere o aumentare l'inventario.
Una formula semplice per calcolare il fatturato dell'inventario:
COSTO DEL VENDUTO ÷ INVENTARIO MEDIO = TASSO DI ROTAZIONE DEL MAGAZZINO
Determini il tempo necessario per trasformare questo inventario:
TASSO DI ROTAZIONE DELL'INVENTARIO ÷ 365 = PERIODO DI ROTAZIONE DELL'INVENTARIO
Nel calcolare il tasso di rotazione delle scorte, l'azienda può fare di più per migliorarlo. Ad esempio, prova a impostare i prezzi e a eliminare l'inventario obsoleto. È anche possibile prevedere la domanda dei clienti e allocare l'inventario ad altri magazzini.
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Automatizzare tutto il più possibile
Sistematizzare alcuni o tutti i flussi di lavoro può aiutare a migliorare l'efficienza. Inoltre, riduce la dipendenza dal lavoro manuale. Ci sono molti vantaggi per le aziende che adottano la tecnologia per gestire una rete di componenti di lavoro a livello centrale. Può anche ridurre la necessità di lavoro manuale nelle aziende, riducendo così i costi di manodopera.
L'automazione di una parte o di tutta la catena di approvvigionamento di un'azienda può liberare i dipendenti e migliorare la produttività e l'accuratezza. A Rapporto McKinsey ha previsto una tendenza futura. La produttività economica globale aumenterà grazie all'automazione. Il PIL globale aumenterà da 0,8% a 1,4% all'anno.
Le aziende possono automatizzare il loro flusso di lavoro con i sistemi giusti:
- Personalizzi l'esperienza della vetrina in modo specifico per gli acquirenti B2B e B2C.
- Impostare i promemoria per i processi di acquisto e di ordinazione
- Operazioni batch per applicazioni ad alto volume
L'aggiunta di pacchetti d'inventario è il modo efficace per le migliori pratiche di gestione dell'inventario.
Un pacchetto d'inventario è quando i singoli articoli vengono combinati, confezionati e venduti come un'unica unità. Si può anche definire un pacchetto di prodotti. Di solito, ogni volta che vengono venduti set o pacchetti di articoli, il sistema di inventario collega automaticamente ogni articolo alla vendita.
Le aziende possono scegliere di beneficiare del B2C e del B2B attraverso una serie di opzioni di bundling. Ad esempio, personalizzando le dimensioni dei pacchetti e creando diversi pacchetti di prodotti.
Il dimensionamento del pacchetto personalizzato è principalmente per i bundle venduti con molte combinazioni di prodotti. Equivale a creare un nuovo prodotto dal suo bundle. Può anche scegliere diversi stili di prodotti per comporre un bundle, come ad esempio un pigiama rosa e delle pantofole bianche. Le persone possono facilmente ottenere questo approccio con la funzione pacchetto bundle.
L'aumento dei pacchetti di inventario è estremamente vantaggioso per le operazioni aziendali:
- Può aumentare il valore medio dell'ordine
- Può ridurre gli attuali costi di detenzione e di spedizione
- Offre ai clienti una maggiore convenienza e flessibilità della merce.
- È estremamente efficace per tracciare e mantenere i livelli di inventario.
- Può evitare che l'inventario ristagni
Adottare un software di gestione dell'inventario basato sul cloud
L'adozione di un software di gestione dell'inventario basato sul cloud è una best practice per la gestione dell'inventario aziendale. Dobbiamo smettere di adottare Excel. I fogli di calcolo richiedono molto tempo e non sempre riflettono livelli di inventario accurati. Il software di gestione dell'inventario basato sul cloud ha più funzioni di un'applicazione installata localmente. Sebbene ci sia essenzialmente un costo maggiore per utilizzarlo, le sue nuove funzionalità le consentono di effettuare un aggiornamento senza problemi in futuro, se necessario. Non deve preoccuparsi del tipo di software di gestione dell'inventario di cui avrà bisogno in futuro, quando la sua azienda si ingrandirà.
Di solito, deve trovare un "pacchetto" che si adatti alle sue specifiche esigenze funzionali e alle dimensioni del suo team e pagare un abbonamento. Supponiamo che la sua attività cresca notevolmente in seguito e che il pacchetto attuale non soddisfi più le sue esigenze. Può effettuare l'upgrade con pochi clic. Una o più aziende sostengono ogni software di gestione dell'inventario basato sul cloud. Sono a disposizione per rispondere alle domande e risolvere i problemi con il software. Inoltre, aggiornano costantemente le funzionalità del software originale. Naturalmente, cerchi di evitare di scegliere un software di gestione dell'inventario scadente. È necessario effettuare una rigorosa selezione delle aziende di software cloud.
Metta in atto le migliori pratiche di gestione della tecnologia, dei processi e dell'inventario. Possono aiutare le aziende a distinguersi in un mercato competitivo. Tuttavia, le best practice di gestione dell'inventario variano a seconda del settore e delle dimensioni dell'azienda. Ma in generale, è meglio ottenere i "pezzi" giusti alle sue condizioni e al miglior costo.
Domande e risposte generali sulle best practice per la gestione dell'inventario
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Quali sono i vantaggi di una gestione efficace dell'inventario?
Una gestione efficace dell'inventario può migliorare il flusso di cassa, migliorare il servizio clienti, ridurre le scorte e aumentare la redditività.
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Come posso determinare i livelli di inventario ottimali per la mia attività?
I livelli di inventario ottimali per la tua azienda possono essere determinati analizzando i dati storici sulle vendite, prevedendo la domanda futura e considerando i tempi di consegna e la frequenza di rifornimento.
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Come posso ridurre i costi di mantenimento dell'inventario?
I costi di mantenimento dell'inventario possono essere ridotti ottimizzando i livelli di inventario, migliorando la precisione e riducendo i tempi di consegna.
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Come posso migliorare l'accuratezza della previsione dell'inventario?
L'accuratezza delle previsioni di inventario può essere migliorata utilizzando i dati di vendita storici, analizzando le tendenze del mercato e adottando metodi di previsione avanzati.
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Quali sono gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare l'efficacia della gestione dell'inventario?
I KPI per misurare l'efficacia della gestione dell'inventario includono la rotazione dell'inventario, il tasso di esaurimento delle scorte, l'accuratezza degli ordini e i costi di trasporto.
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Come posso dare la priorità alle attività di gestione dell'inventario per massimizzare l'efficienza?
È possibile assegnare priorità alle attività di gestione dell'inventario stabilendo scopi e obiettivi chiari, analizzando i dati per identificare le aree di miglioramento e implementando un approccio strutturato alla gestione delle attività.
